Bei der Entscheidung für eine Newsletter-Software kommt es natürlich auf eine Unzahl von Faktoren ab: Features, Support-Kompetenz, Preis, Datenschutz, Anbindung an externe Systeme, und so weiter.

Doch unserer Erfahrung nach wird ein immens wichtiger Faktor oft etwas stiefmütterlich behandelt: Die Benutzerfreundlichkeit des Systems (engl. Usability). Doch gerade die Usability ist es, die später im täglichen Einsatz stark die Zufriedenheit der Benutzer – und damit oft auch den Erfolg der Newsletter – beeinflusst.

 

Usability ist subjektiv – und auch wieder nicht

Ob einem Benutzer ein System einfach „gefällt“ oder sympathisch ist, das ist natürlich eine sehr individuelle Entscheidung. Und das ist auch gut so.

Doch es gibt einen relativ einfachen „Trick“, wie man die Benutzerfreundlichkeit auch objektiv und praxistauglich messbar machen kann – was wiederum den Vorteil hat, dass man so auch unterschiedliche Systeme gut miteinander vergleichbar machen kann.

Dieser „Trick“ funktioniert unserer Erfahrung nach sehr gut! Wenn dabei ein paar Spielregeln beachtet werden.

 

Konkrete Aufgaben und Messung mit der Stoppuhr

Der „Trick mit der Stoppuhr“ funktioniert wie folgt:

Definieren Sie eine ganz konkrete Aufgabenstellung, die möglichst nahe an Ihrem betrieblichen Ablauf sein sollte. Die Aufgabenstellung kann dabei durchaus aus mehreren Schritten bestehen:

  • Import einer beigestellten Excel-Datei mit Empfänger-Daten
  • Erstellung eines E-Mailings mit Texten aus einem Word-Dokument
  • Einbindung von Bildern (die von Ihnen beigestellt werden)
  • Definition von Links, Einfügung von Personalisierungs-Variablen usw.
  • Versand eines Test-Mailings zur Freigabe

Und nun bitten Sie die Dienstleister, die für Sie in Frage kommen, mit ihrem jeweiligen System genau diese Aufgabenstellung Schritt-für-Schritt durchzugehen.

Live, während Sie den Ablauf beobachten. Und Sie stoppen alles mit einer Uhr.

 

Es kommt nicht (nur) auf die Zeit an

Natürlich kommt es bei diesem Ablauf nicht darauf an, ob ein Dienstleister nun ein paar Minuten schneller ist als ein anderer; doch wenn einer doppelt so lange braucht, wird das vielleicht sehr wohl für Sie eine wichtige und entscheidungs-relevante Erkenntnis sein.

Neben der Zeit können Sie so auch beobachten, ob die einzelnen Schritte in dem System für Sie logisch erscheinen. Und ob die Bedienung für Sie nachvollziehbar und intuitiv ist.

Wichtig: Bitten Sie den Anbieter, alle Schritte mündlich zu erklären, während sie abgearbeitet werden. Das ist normalerweise kein Problem und macht viele Schritte, die sonst vielleicht zu schnell durchgeführt werden, verständlicher.

 

Tipps zur Erhöhung der Aussagekraft

Damit dieser Vergleich fair und aussagekräftig ist, empfehlen wir, mehrere Punkte zu beachten:

  • Vergleichbarkeit: Die Aufgabenstellung muss natürlich für alle Dienstleister identisch sein. Das gilt auch für alle Dateien (Adressliste, Texte, Bilder), auch diese sollten identisch sein.
  • Echte Benutzer dabei: Sorgen Sie dafür, dass jene Kollegen den Ablauf mitverfolgen, die später tatsächlich mit dem System arbeiten werden! Denn diese (!) müssen beurteilen, wie intuitiv und selbsterklärend ihnen das System erscheint – das kann ein CEO oder CMO oft nicht sinnvoll beurteilen.
  • Ankündigung: Geben Sie dem Dienstleister vorher Bescheid, was ihn erwartet und erklären Sie den Ablauf. Erstens ist das einfach fair und zweitens kann der Dienstleister so die richtige Person schicken – auf diese Weise kann vermieden werden, dass ein reiner Verkäufer das System demonstriert, der die Software vielleicht gar nicht so gut im Detail kennt.

Nochmal: Die Zeit, die für die Bewältigung der Aufgabenstellung benötigt wird, sollte nicht alleine entscheidend sein.

Doch dieser „Trick“ kann verhindern, dass eine Software von einem geschulten Verkäufer nur als Serie von Highlights präsentiert wird – dass jedoch eben diese Software dann in der täglichen Praxis deutlich schwieriger und zeitaufwändiger ist als eine andere.

Und das sollte durchaus eine (von mehreren) wichtigen Entscheidungskriterien sein.