Newsletter-Versand via CRM-Tool: Eine gute Idee?

Wenn ein Unternehmen ein CRM-System im Einsatz hat, stellt sich eine Frage bald automatisch und zwangsläufig: Soll auch der Newsletter über das bestehende CRM-System verschickt werden oder ist es besser, dafür ein eigenes Tool einzusetzen?

Wir begegnen dieser Frage immer wieder. Auch wenn es darauf (natürlich) keine einfache allgemein-gültige Antwort gibt, so gibt es für beide Szenarien doch klare Vor- und Nachteile. Wir haben hier die wichtigsten Argumente im Überblick zusammengestellt.

Vorteile eines Newsletter-Versandes über das CRM-Tool

Aus unserer Erfahrung sind die wichtigsten Vorteile:

• Sie benötigen nur EIN Tool: Sie müssen also keine eigene Newsletter-Software anschaffen, sparen sich dafür die Einrichtung und Einschulung, müssen keine Updates durchführen, usw. Die Mitarbeiter müssen sich nicht mit mehreren Tools beschäftigen und Sie benötigen einen Dienstleister weniger.
• Es gibt eine zentrale Datenbasis: Da sich alle Daten in einer zentralen Datenbank befinden, gibt es keine Probleme mit unterschiedlichen Quellen, es ist keine Synchronisation bzw. ein Export/Import notwendig, es kann nicht zu Inkonsistenzen bei den Daten kommen, usw.
• Dieses Szenario ist günstiger: Sie sparen sich meistens auch Kosten, da die Newsletter-Funktion meist ohne große Mehrkosten über das bestehende CRM-System abgewickelt wird und der gesamte technische und organisatorische Aufwand geringer ist.

Es gibt aber auch einige gravierende Nachteile

Den Vorteilen stehen mehrere Nachteile gegenüber:

• Datenschutz-Problematik: Die allermeisten CRM-Systeme sind amerikanische Anbieter. Damit gibt es jedoch ein datenschutzrechtliches Problem, das wir in dem Artikel „Es ist amtlich: Mailchimp & Co. sind unzulässig“ beschrieben haben. Gerade für Newsletter-Systeme gibt es jedoch eine Vielzahl von guten europäischen (DSGVO-konformen) Alternativen.
• Newsletter-Spezialwissen: Die Newsletter-Tool-Anbieter verfügen über ein umfassendes Spezialwissen rund um den Newsletter-Versand, das CRM-Anbieter normalerweise nicht in diesem Ausmaß haben. Dazu gehört die optimale Darstellung der Mails auf unterschiedlichen Mail-Programmen (inkl. Smartphones), der Umgang mit Spam-Filtern, und vieles mehr.
• Bessere Zustellbarkeit: Auch verfügen die Newsletter-Tool-Anbieter über das Spezialwissen, das für eine erfolgreiche Zustellung notwendig ist. Dazu gehören Faktoren wie SPF und DKIM, Header-Informationen wie List-Unsubscribe und viele andere Elemente mehr. CRM-Systeme unterstützen meist nur einen Teil dieser Maßnahmen.
• Viele Spezial-Funktionen: Außerdem bieten die Newsletter-Tools eine große Vielfalt an speziellen Funktionen an, die in dieser Fülle normalerweise nicht zum Leistungsumfang von CRM-Systemen zählen. Dazu gehören Features wie A/B Tests, Marketing Automation, Veranstaltungs-Management, umfangreiche Segmentierungen (inkl. Verhaltensdaten!), Umfrage-Funktionen, uvm.
• Deutlich bessere Analysen: Die Newsletter-Tools bieten normalerweise wesentlich bessere Statistiken und Analyse-Möglichkeiten, wie die Berechnung des idealen Versandzeitpunktes, die Messung der Lesedauer, eine detaillierte Klick-Statistik, Reichweiten-Analysen und vieles mehr. 
• Rechtlich sicher: Von dem Datenschutz-Thema abgesehen gibt es rund um Newsletter noch viele weitere rechtliche Rahmenbedingungen, die eingehalten werden müssen. Auch hier bieten die Spezial-Tools normalerweise mehr Funktionen und mehr Know-how.
• Passendes Consulting: Ebenfalls können die Newsletter-Tool-Anbieter meistens kompetente spezielle Beratungen rund um die Newsletter-Optimierung bieten (z.B. Design, Textierung, Versand, uvm.). Die CRM-Anbieter verfügen normalerweise nicht in dieser Tiefe über dieses Spezialwissen.

Und was ist jetzt besser?

Eine Abwägung der Vor- und Nachteile wird für jedes Unternehmen unterschiedlich ausfallen.

Doch als Daumenregel lässt sich unserer Erfahrung nach sagen, dass bei kleineren Unternehmen und/oder einem kleineren Newsletter-Verteiler (d.h. wenn der Newsletter nur eine geringe strategische Bedeutung für das Unternehmen hat) ein Versand über ein CRM-System eine überlegenswerte Option ist.

Für wirklich professionelles E-Mail Marketing braucht man allerdings ein spezielles Newsletter-Tool. Die damit einhergehenden Nachteile (z.B. mehrere Datenbestände) sind durchaus lösbar, wenn man das Projekt strategisch angeht. Dafür bekommt man dann allerdings das Beste aus beiden Welten.