Newsletter-Versand via CRM-Tool: Eine gute Idee?

Wenn ein Unternehmen ein CRM-System hat, stellt sich eine Frage bald automatisch und zwangsläufig: Soll auch der Newsletter über das bestehende System verschickt werden oder ist es besser, dafür ein eigenes Tool einzusetzen?

Wir begegnen dieser Frage immer wieder. Auch wenn es darauf (natürlich) keine einfache immer-gültige Antwort gibt, so gibt es für beide Szenarien doch klare Vor- und Nachteile. Wir haben hier die wichtigsten Argumente im Überblick zusammengestellt.

Vorteile eines Newsletter-Versandes über das CRM-Tool

Aus unserer Erfahrung sind die wichtigsten Vorteile diese hier:

• Sie benötigen nur EIN Tool: Sie müssen also keine eigene Newsletter-Software anschaffen, sparen sich dafür die Einrichtung und Einschulung, müssen keine Updates durchführen, usw. Die Mitarbeiter müssen sich nicht mit mehreren Tools beschäftigen und Sie benötigen weniger Dienstleister.
• Es gibt eine zentrale Datenbasis: Da sich alle Daten in einer zentralen Datenbank befinden, gibt es keine Probleme mit unterschiedlichen Quellen, es ist keine Synchronisation bzw. ein Export/Import notwendig, es kann nicht zu Inkonsistenzen bei den Daten kommen, usw.
• Dieses Szenario ist günstiger: Sie sparen sich meistens auch Kosten, da die Newsletter-Funktionen über das bestehende CRM-System abgewickelt wird und der gesamte technische und organisatorische Aufwand geringer ist.

Es gibt aber auch einige Nachteile

Den Vorteilen stehen mehrere Nachteile gegenüber:

• Datenschutz-Problematik: Die allermeisten CRM-Systeme sind amerikanische Anbieter. Damit gibt es jedoch ein datenschutzrechtliches Problem, das wir in dem Artikel „Es ist amtlich: Mailchimp & Co. sind unzulässig“ beschrieben haben. Gerade für Newsletter-Systeme gibt es jedoch eine Vielzahl von guten europäischen (DSGVO-konformen) Alternativen.
• Newsletter-Spezialwissen: Die Newsletter-Tool-Anbieter verfügen über ein Spezialwissen rund um den Newsletter-Versand, das CRM-Anbieter normalerweise nicht haben. Dazu gehört die optimale Darstellung der Mails auf unterschiedlichen Mail-Programmen (inkl. Smartphones), der Umgang mit Spam-Filter, und vieles mehr.
• Viele Spezial-Funktionen: Außerdem bieten die Newsletter-Tools eine große Vielfalt an speziellen Funktionen an, die in dieser Fülle normalerweise nicht zum Leistungsumfang von CRM-Systemen zählen. Dazu gehören Features wie A/B Tests, Marketing Automation, Veranstaltungs-Management, umfangreiche Segmentierungen (inkl. Verhaltensdaten), uvm.
• Deutlich bessere Analysen: Die Newsletter-Tools bieten normalerweise wesentlich bessere Statistiken und Analyse-Möglichkeiten, wie die Berechnung des idealen Versandzeitpunktes, die Messung der Lesedauer, eine detaillierte Klick-Statistik und vieles mehr.
• Rechtlich sicher: Von dem Datenschutz-Thema abgesehen gibt es rund um Newsletter noch viele weitere rechtliche Rahmenbedingungen, die eingehalten werden müssen. Auch hier bieten die Spezial-Tools normalerweise mehr Funktionen und mehr Know-how.
• Consulting: Ebenfalls können die Newsletter-Tool-Anbieter meistens kompetente spezielle Beratungen rund um die Newsletter-Optimierung bieten (z.B. Design, Textierung, Versand, uvm.). Die CRM-Anbieter verfügen normalerweise nicht in dieser Tiefe über dieses Spezialwissen.

Und was ist jetzt besser?

Wie bereits erwähnt: Eine Abwägung der Vor- und Nachteile wird für jedes Unternehmen unterschiedlich ausfallen.

Doch als Daumenregel lässt sich unserer Erfahrung nach sagen, dass bei kleineren Unternehmen und/oder einem kleineren Newsletter-Verteiler (d.h. wenn der Newsletter nur eine geringe strategische Bedeutung für das Unternehmen hat) ein Versand über ein CRM-System eine überlegenswerte Option ist.

Für wirklich professionelles E-Mail Marketing braucht man allerdings ein spezielles Newsletter-Tool. Die damit einhergehenden Nachteile (z.B. mehrere Datenbestände) sind durchaus lösbar, wenn man das Projekt strategisch angeht.