Angesichts der Vielzahl an E-Mail-Marketing-Systemen ist es nur allzu verständlich, dass viele Marketers sich bei der Auswahl eines (neuen) Anbieters schwer tun, die Nadel im Heuhaufen zu finden.
Durch die Auswahl einer geeigneten Software will gut überlegt sein. Denn schließlich bindet man sich hier sehr oft für mehrere Jahre.
Die klassische Grundlage für eine gute Auswahl ist natürlich eine detaillierte Anforderungsliste. Doch darüber hinaus gibt es noch einige Tipps, die sich in der Praxis sehr bewährt haben.
Hier eine Zusammenstellung meiner besten Tipps und Empfehlungen.
Zu Beginn: Show-Stopper definieren
Gleich zu Beginn kann man einige KO-Kriterien definieren, die für einen neuen Anbieter unbedingt erfüllt sein müssen — und wenn nicht, scheidet er aus.
Das könnte zum Beispiel ein deutschsprachiger Support sein, ein Firmensitz innerhalb Europas oder Dienstleistungen, die über den reinen Versand hinausgehen (wie zum Beispiel das Design einer Vorlage).
Eine solche Liste von KO-Kriterien hilft sehr, gleich Beginn die Anzahl der möglichen Kandidaten deutlich zu begrenzen.
Zukünftige Entwicklungen berücksichtigen
Die allermeisten Anforderungslisten bilden, meiner Erfahrung nach, nur den Status quo ab. Doch eine gute Anforderungsliste berücksichtigt auch die Anforderungen, die sich erst in einigen Jahren ergeben.
Vielleicht wächst die Verteilerliste sehr stark und die Versand-Performance spielt dann eine deutlich größere Rolle. Oder die Versandliste ist derzeit für einen A/B-Test noch zu klein, doch eine solche Funktion wäre in ein paar Jahren unverzichtbar.
Wenn man auch solche Kriterien von Anfang an mitberücksichtigt, ist die Entscheidung deutlich zukunftssicherer.
Anforderungen mit echten Gewichtungen.
Auch das erlebe ich in der Praxis immer wieder: Die Anforderungsliste ist lang und sehr oft maximal mit einer „low/middle/high“ Priorität versehen.
Doch für eine gute Entscheidung greift das oft zu kurz. Hier zahlt es sich aus, sich mehr Gedanken über eine detailliertere Gewichtung zu machen, um die verschiedenen Entscheidungskriterien besser priorisieren zu können. So lässt sich später die Streu vom Weizen viel besser trennen.
Nur Software oder auch Beratung?
Eine überaus wichtige Grundsatzentscheidung ist die Frage, ob Sie nur ein reines Newsletter-Versandtool benötigen oder einen Dienstleister, der Sie in vielerlei Hinsicht umfassend rund um das Thema E-Mail Marketing beraten kann. Und ob es für Sie wichtig ist, „alles aus einer Hand“ zu bekommen.
Dazu gehört zum Beispiel das Design einer Vorlage, rechtliche Beratung rund um das Thema E-Mail-Adressen, Best Practice-Workshops und so weiter.
Die Benutzer mit-entscheiden lassen!
Ganz wichtig für die interne Akzeptanz des Systems ist es auch, jene Menschen von Anfang an in den Prozess mit einzubeziehen, die später mit dem System tatsächlich arbeiten müssen.
Denn wenn die sich mit dem System nicht gut zurechtfinden oder ihnen der Anbieter unsympathisch ist, nützen auch die vielleicht geringeren Kosten wenig.
Das klingt banal und logisch, doch meiner Erfahrung nach geschieht das in der Praxis leider viel zu selten.
Support ist (auch) entscheidend.
Die meisten Systeme haben einen sehr großen Funktionsumfang.
Auch wenn sich die Usability in den letzten Jahren stark verbessert hat, so stoßen Redakteure vor allem zu Beginn, vor allem nach der Einführung des Systems, oft auf die eine oder andere Detailfrage.
Dann ist nichts frustrierender als wenn man den Support nicht erreichen kann, der nicht die gleiche Sprache spricht oder dessen Kompetenz zu wünschen übrig lässt.
Hier sollte man die Angaben des Anbieters kritisch hinterfragen und ggfs. auch SLA (Service Level Agreements) abschließen.
Geben Sie Szenarien für die Kalkulation vor.
Die Anbieter sind meist recht geschickt darin, die tatsächlichen Gesamtkosten des Systems doch etwas zu verschleiern.
Wirklich vergleichbar sind die Angebote nur dann, wenn man ganz konkrete und detaillierte Szenarien vorgibt, am besten im Sinne des „Total Cost of Ownership“ für einen längeren Zeitraum.
Das ist vielleicht ein klein wenig mehr Aufwand, spart aber später viele unnötigen Diskussionen oder Überraschungen.
Auch das Bauchgefühl ist wichtig.
Natürlich spielen harte Fakten wie Preis, Funktionsumfang, Qualität des Supports und Entsprechung der Anforderungsliste eine zentrale Rolle im Entscheidungsprozess.
Doch daneben sollte man aber auch Raum für das Bauchgefühl zulassen:
- Ist mir der Anbieter sympathisch?
- Finde ich das System intuitiv und ansprechend?
- Sind meine Ansprechpartner mit mir „auf einer Welle“?
- Passt die Größe des Systems und des Anbieters zu mir?
und so weiter.
Tipp: Wir können dabei weiterhelfen!
Falls Ihnen diese Tipps noch nicht reichen, dann können wir Sie gerne weiter beraten und unterstützen. So haben wir zum Beispiel ein umfassendes Beratungs-Paket für die Anbieter-Auswahl geschnürt.
Wenn Sie daran Interesse haben: Fragen Sie mich einfach!
Über den Autor
Michael Kornfeld ist mit einer über 25-jährigen Laufbahn ein leidenschaftlicher Verfechter von E-Mail-Marketing. Er hält zahlreiche Seminare und Fachvorträge und zählt zu den renommiertesten Experten Österreichs auf diesem Gebiet.