Gibt es ein „zu selten“ für den Newsletter-Versand?

Die Frage nach „zu oft“ stellen sich wohl viele Versender. Doch gibt es auch eine Minimal-Frequenz für einen Newsletter-Versand, also ein „zu selten“? Die Antwort ist einfach: Ja.

Unsere Empfehlung: Mindestens 3x im Jahr

Unserer Meinung nach  sollte ein Versender mindestens alle vier Monate ein Mailing an seine Versandliste schicken.

Auch wenn die Anzahl natürlich von Unternehmen zu Unternehmen bzw. von Zielgruppe zu Zielgruppe abhängig ist, sprechen mehrere Gründe für eine Minimal-Frequenz:

Eine Zustimmung kann verfallen
Die Zustimmung eines Empfängers gilt nicht ewig. Es gibt richterliche Entscheidungen, die eine Zustimmung für ungültig erklärt haben, nachdem zwischen der Zustimmung und dem Newsletter ein Zeitraum von 1,5 bis 2 Jahren verstrichen war. Diese Logik könnte man eventuell auch für eine lange Newsletter-Pause anwenden.

1,5 bis 2 Jahre klingen nach einem langen Zeitraum; doch wenn man beispielsweise unterschiedliche Versandlisten hat und nur 1-2x pro Jahr verschickt, könnte es durchaus vorkommen, dass manche Empfänger tatsächlich so lange keine Mailings bekommen. Das könnte dann also rechtlich heikel werden.

Enttäuschung der Erwartungshaltung der Empfänger
Bei der Anmeldung für einen Newsletter haben Ihre Empfänger eine Erwartungshaltung. Zum Inhalt, zum Aussehen, der Qualität der Texte – und sicher auch zur Versandfrequenz. Wenn Sie diese Erwartungshaltung grob enttäuschen, werden sich einige der Empfänger wieder abmelden und sind damit verloren.

Lange Versand-Pausen schaden der Versand-Reputation
Wenn zwischen zwei Newslettern ein Zeitraum von mehreren Monaten liegt, dann steigt das Risiko, dass Mails an manche Empfänger nicht zugestellt werden können (sog. Bounces) – weil die Postfächer aufgegeben wurden oder der Empfänger beispielsweise das Unternehmen gewechselt hat.

Eine hohe Bounce-Rate ist allerdings für viele Provider ein wichtiges Signal für die Unterscheidung zwischen Spam und Ham (erwünschten Mails) – und damit ein relevanter Indikator für einen vertrauenswürdigen Absender.

Je seltener die Versandfrequenz, desto höher als das Risiko, im Spam-Ordner zu landen.

Sie werden einfach vergessen.
Bei sehr seltenem Versand werden einige Empfänger schlichtweg vergessen haben, dass Sie sich bei Ihnen einmal angemeldet haben – vor allem, wenn Sie kein „household brand name“ mit großer Bekanntheit sind.

Dann melden sich diese Empfänger ab; und das wiederum ist ein negatives Signal für viele Provider.

Ausnahmen bestätigen die Regel.

Wie eingangs bereits erwähnt hängt die minimale Versandfrequenz natürlich von vielen Faktoren ab und unsere Empfehlung für einen Versand von mindestens alle vier Monate natürlich nur ein Richtwert.

Bei einem Eisgeschäft etwa wird für jeden Empfänger verständlich sein, dass in der Wintersaison kein Verkauf stattfindet und damit auch wenig Anlass für einen häufigen Newsletter ist. In solchen Fällen ist jedoch die Erwartungshaltung Ihrer Empfänger eben eine andere.

Auch Sonderfälle wie die Corona-Lockdowns spielen hier manchmal eine Rolle; bei einem Hotel, das neun Monate geschlossen bleiben musste, wird niemand einen regelmäßigen Newsletter erwarten (auch wenn der vielleicht durchaus Sinn machen würde).

Ein Tipp: Geben Sie die Quelle an!

Ein letzter Tipp: Wenn Sie wirklich nur sehr selten Mailings verschicken, weisen Sie am besten direkt beim Anmeldeformular darauf hin und geben Sie in Ihren Newslettern die Quelle für die Anmeldung an.

Das könnte so aussehen: „Sie erhalten dieses Mail, weil Sie sich am dd.mm.jjjj über das Gewinnspiel X für unseren Newsletter angemeldet haben.“

Eine solche Quellenangabe kann helfen, möglichen Irritationen vorzubeugen („Wieso bekomme ich dieses Mailing“) und so die Beschwerderate zu verringern.