Pflicht-Elemente einer Vorlage

Selbst bei großen Unternehmen sehe ich bei den Vorlagen eines Mailings immer wieder recht banale Fehler.

Deshalb habe ich hier eine kurze Checkliste zusammengestellt, mit einer Mischung aus rechtlichen Anforderungen und Best Practices.

• Platzhalter für den Preheader-Text: Fix in der Vorlage sollte ein Platzhalter für den Preheader-Text vorgesehen sein, der in einigen Mailprogrammen zusätzlich zur Betreffzeile angezeigt wird. Er muss ganz oben in der Vorlage platziert sein, kann dabei aber auch problemlos unsichtbar gemacht werden.
• Link zur Online-Version: Heutzutage wird der „Rettungslink“ zwar nur selten benötigt, aber erstaunlicherweise klicken immer wieder Empfänger auf diesen Link, um sich das Mailing im Browser anzusehen.
• Berücksichtigung Lese-Fenster: Idealerweise sollte die Vorlage so aufgebaut sein, dass im obersten Bereich des Mailings für den Leser interessante Inhalte zu sehen sind. Das gilt insbesondere für den Fall, dass die Bilder des Mailings blockiert werden.
• Abmelde-Link: Es muss zwar nicht zwingend ein Abmeldelink sein, doch empfiehlt sich das jedenfalls aus Gründen der Benutzerfreundlichkeit für den Leser als auch zur rechtlichen Sicherheit.
• Impressum-Link: Laut MedG (Medien-Gesetz) ist ein direkter Link auf das Impressum mit den medienrechtlichen Informationen und den Angaben zur Offenlegung vorgeschrieben. Diese Angaben müssen also nicht allesamt im Newsletter selbst stehen.
• Rechtliche Mindestangaben: Zusätzlich müssen jedoch einige rechtliche Angaben direkt in dem Mailing vorhanden sein (hier reicht der Impressums-Link also nicht aus!). Die Angaben sind von der Gesellschaftsform abhängig, normalerweise gehören dazu: Firmenname, vollständige Adresse, Firmenbuchnummer und -Gericht sowie die UID (falls vorhanden).
• Kontaktdaten: Entweder eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse für eine Kontaktaufnahme muss ebenfalls angegeben werden.
• List-Unsubscribe: List-Unsubscribe ist ein Feature mehrerer Mail-Programme, die damit einen standardisierten Abmelde-Button für alle Mailings anbieten, die diese Funktion unterstützen – zusätzlich zu dem regulären Abmelde-Link. Dafür muss im technischen Teil der Vorlage ein entsprechender Befehl vorgesehen sein.
• Textversion: Bestandteil jeder Vorlage sollte auch eine formatierte Text-Version sein, die automatisch (auf Basis der HTML-Vorlage) generiert wird.
• Responsive Programmierung: Die Vorlage sollte sich automatisch an unterschiedliche Bildschirmgrößen anpassen (Stichwort: Smartphones). Der HTML-Code der Vorlage muss das entsprechend unterstützen.
• Barrierefreiheit: Auch wenn Barrierefreiheit (oder -Armut) keine rein technische Frage ist, sollte die Vorlage auch hier entsprechend aufgebaut sein. Dazu gehört zum Beispiel, dass Layout-Tabellen als solche gekennzeichnet werden oder Bilder und Links mit einem Titel versehen werden.
• TESTEN! Jede Vorlage sollte natürlich unbedingt getestet werden, vor allem was die Darstellung auf unterschiedlichen Geräten (Desktop, Tablets, Smartphones) aber auch Konfigurationen (Dark Mode, mit/ohne blockierte Bilder, usw.) betrifft.
• Kein no-reply: OK, das gehört eigentlich nicht zur Vorlage, aber dennoch passt es gut in diese Liste: Als Versand-Adresse darf kein no-reply verwendet werden.

Natürlich könnte man diese Liste noch lange fortsetzen, doch das sind aus meiner Sicht die „Pflicht-Elemente“, die jede Vorlage berücksichtigen sollte.