E-Mail-Marketing ist ein mächtiges Werkzeug, doch im Rahmen der DSGVO gibt es so manche Datenschutzaspekte, die oft übersehen werden.
Dieser Artikel beleuchtet sechs weniger bekannte, aber wichtige Aspekte, die nicht nur rechtlich relevant sind, sondern auch das Vertrauen Ihrer Empfänger stärken.
1. „Recht auf Vergessenwerden“ korrekt umsetzen
Jeder Empfänger hat das Recht, von Ihnen zu verlangen, dass seine Daten gelöscht werden – klingt einfach, oder?
In der Praxis ist das gar nicht so simpel. Natürlich können Sie den Kontakt aus der Mailing-Liste löschen, aber was ist mit Backups, Testdaten oder Blacklists? Hier steckt der Teufel im Detail: Wenn Sie die Daten komplett löschen, könnte der Kunde erneut in Ihre Liste rutschen, weil es keine Erinnerung mehr gibt, dass er sich abgemeldet hat.
Die Lösung: Daten pseudonymisieren. Das bedeutet, Sie löschen personenbezogene Daten wie Name und E-Mail-Adresse, aber behalten eine anonyme Referenz in Ihrer Blacklist. So können Sie garantieren, dass der Kontakt nicht wieder auftaucht, ohne gegen das Recht auf Vergessenwerden zu verstoßen. Wichtig: Dokumentieren Sie solche Prozesse, damit Sie im Falle einer Prüfung alles sauber nachweisen können.
2. Löschung nach Abmeldung oft notwendig.
Bleiben wir beim Thema Löschung: Wenn sich eine Person vom Newsletter-Verteiler abmeldet, wird sie meist nur aus der Versandliste entfernt.
Doch das ist oft nicht ausreichend. Denn mit der Abmeldung fällt der Grund für die Speicherung weg, sofern es keine anderen zwingenden Aufbewahrungspflichten gibt.
Die Lösung: Die Daten des Abmelders müssen komplett gelöscht werden. Denn das ergibt sich aus dem „Prinzip der Datensparsamkeit“. Im Idealfall macht das Ihre E-Mail Marketing Software automatisch.
3. Datenschutz und Segmentierung
Segmentierung ist für erfolgreiches E-Mail-Marketing Gold wert: Warum sollten Sie allen Kunden das gleiche Angebot schicken, wenn Sie gezielt auf die Interessen der Empfänger eingehen können?
Aber Vorsicht: Sobald Sie sensible Daten wie Gesundheit, Religion oder Wertvorstellungen in Ihre Segmente einfließen lassen oder umfassende Profile erstellen, kann das schnell unzulässig sein.
Ein Praxisbeispiel: Wenn Sie eine Apotheke betreiben und Kunden mit Allergieprodukten ansprechen möchten, verarbeiten Sie bereits „sensible Daten“. Dazu brauchen Sie eine ausdrückliche Einwilligung der Empfänger.
Die Lösung: Arbeiten Sie immer mit minimalen Daten und holen Sie Einwilligungen ein, wenn es notwendig ist. Und wenn Sie Segmentierungsdaten mit externen Quellen abgleichen, prüfen Sie genau, ob das rechtlich zulässig ist.
4. Berechtigungsmanagement für Mitarbeitende
Nicht jeder in Ihrem Team braucht Zugriff auf alle Daten. Denken Sie an Praktikanten oder Mitarbeitende, die nur hin und wieder mit dem Newsletter-System arbeiten. Wenn solche Personen vollen Zugriff auf Kundendaten haben, erhöht sich das Risiko für Datenschutzverletzungen.
Die Lösung: Implementieren Sie ein Berechtigungsmanagement. Das bedeutet, dass Mitarbeitende nur Zugriff auf die Daten haben, die sie auch wirklich brauchen. Zum Beispiel kann das Marketing-Team die Mailing-Liste verwalten, aber keine sensiblen Kundennotizen des Vertriebs einsehen.
Führen Sie außerdem regelmäßige Audits durch: Wer hat Zugriff auf welche Daten, und ist das noch gerechtfertigt? Das ist nicht nur sicherer, sondern sorgt auch intern für klare Strukturen.
5. Rechtskonforme Datenweitergabe an Drittanbieter
Ob CRM-System, Automatisierungstool oder Analytics-Software – die meisten E-Mail-Marketer arbeiten mit Drittanbietern. Aber wussten Sie, dass Sie rechtlich für die Datenverarbeitung bei diesen Anbietern mitverantwortlich sind? Wenn der Anbieter ein (Datenschutz-) Problem hat, dann betrifft das auch Sie.
Die Lösung: Schließen Sie mit jedem Drittanbieter einen sogenannten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab. Prüfen Sie außerdem, wo die Daten tatsächlich verarbeitet werden. Arbeiten Sie nur mit Anbietern, die sich an die DSGVO halten, und führen Sie idealerweise eine regelmäßige Risikoanalyse durch.
6. Datenverarbeitung in Drittstaaten vermeiden
Auch wenn Ihr Newsletter-Tool auf den ersten Blick DSGVO-konform aussieht, lohnt sich ein genauer Blick. Viele Anbieter haben Server in der EU, aber ihre Muttergesellschaft sitzt in den USA. Durch den sogenannten „Cloud Act“ können US-Behörden auf diese Daten zugreifen – selbst wenn die Server in Europa stehen.
Die Lösung: Arbeiten Sie mit europäischen Anbietern, die nachweislich keine Daten in problematische Drittstaaten übertragen (Ja, die USA gehören da dazu).
Alternativ können Sie möglicherweise zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, wie z. B. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder Anonymisierung der Daten. Dokumentieren Sie diese Überlegungen, damit Sie bei einer Datenschutzprüfung zeigen können, dass Sie sich aktiv um die Sicherheit Ihrer Kundendaten kümmern.
Fazit: Aufwand ja, aber alles halb so wild.
Datenschutz im E-Mail-Marketing ist keine Raketenwissenschaft, aber es braucht ein bisschen Liebe zum Detail. Diese Aspekte mögen auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, doch ihre Berücksichtigung schützt vor rechtlichen Fallstricken und stärkt langfristig die Kundenbindung. Und wahnsinnig aufwändig ist das auch nicht.
Denn am Ende des Tages ist Datenschutz nicht nur Pflicht, sondern auch eine großartige Chance, um langfristig Vertrauen aufzubauen!
Über den Autor
Michael Kornfeld ist mit einer über 25-jährigen Laufbahn ein leidenschaftlicher Verfechter von E-Mail-Marketing. Er hält zahlreiche Seminare und Fachvorträge und zählt zu den renommiertesten Experten Österreichs auf diesem Gebiet.